Hammaddeler tanımlanır
Süt, çekirdek, kıyma gibi malzemeler gr, ml, kg, lt ya da adet biriminde kaydedilir. Alış maliyeti, minimum seviye ve tedarikçi aynı karta yazılır.
STOK VE MALİYET
Ürünlerinizin stok takibini kolaylaştırın, maliyetlerinizi kontrol edin.
Ürünlerinizin içerdiği hammaddeleri ve porsiyon miktarlarını detaylı şekilde tanımlayarak stoklarınızı otomatik ve doğru şekilde takip edin. Örneğin bir kahvede kullanılan kahve çekirdeği, süt veya diğer malzemelerin miktarlarını porsiyon, bardak ya da adet bazında belirleyin; reçete ve ürün maliyetlerini hesaplayarak stok hareketlerini, tedarikçilerinizi ve alış bilgilerinizi tek yerden yönetin.
Satışlarınızı gerçek zamanlı stok hareketlerine otomatik olarak yansıtın
Hizmetra, gerçekleşen satışları tanımladığınız ürün reçeteleriyle ilişkilendirerek kullanılan hammadde miktarlarını otomatik hesaplar ve ilgili stoklardan düşer. Böylece kahve, süt, şeker ve diğer malzemelerin satışlara bağlı olarak değişen miktarlarını elle işlem yapmadan takip edebilirsiniz.
Ürün reçetelerinden maliyet ve kârlılık hesaplamalarını yönetin
Her ürün için kullanılan hammadde miktarlarını ve porsiyon bilgilerini tanımlayarak ürünün birim maliyetini hesaplayabilirsiniz. Reçetedeki malzemelerin maliyeti üzerinden ürünün satış fiyatını, kâr tutarını ve kâr yüzdesini karşılaştırarak menünüzdeki ürünlerin kârlılığını daha net değerlendirebilirsiniz.
Fire ve zayi kayıtlarını ayrıntılı şekilde takip ederek kayıpları analiz edin
Dökülme, bozulma veya farklı nedenlerle kullanılamayan ürün ve hammaddeleri stoktan ayrı bir fire kaydı olarak işleyebilirsiniz. Her kayda fire nedenini, gerçekleşme tarihini ve sorumlu kişiyi ekleyerek oluşan kayıpların hangi ürünlerden ve hangi sebeplerden kaynaklandığını geçmiş kayıtlar üzerinden inceleyebilirsiniz.
Fiziksel stok sayımlarını sistem kayıtlarıyla karşılaştırın
İşletmenizde bulunan ürün ve hammaddelerin gerçek miktarını tek tek veya toplu olarak sayarak sisteme kaydedebilirsiniz. Sayım sonucunda fiziksel olarak bulunan miktar ile sistemde kayıtlı stok arasındaki farkları görerek stok kayıtlarınızın mevcut durumla uyumlu olmasını sağlayabilirsiniz.
Satın alma faturalarından stok girişlerini ve gider kayıtlarını oluşturun
Tedarikçilerden yaptığınız malzeme alımlarını fatura bilgileri, ürün miktarları, toplam tutar ve ödeme yöntemiyle birlikte sisteme kaydedebilirsiniz. Faturadaki her kalem stok girişine işlenirken, satın alma tutarını aynı işlem üzerinden stok veya malzeme alımı gideri olarak da kayıt altına alabilirsiniz.
Reçeteden rafa: stok takip programı satışla birlikte nasıl işler?
Kafede ve restoranda stok takibi tek şekilde yapılmaz. Sipariş hazırlandıkça reçetedeki hammaddeler gramına kadar eksilir; maliyet, fire, envanter yönetimi ve satın alma faturası aynı panelde durur. Akşam kepenk kaparken rafta kaç kilo çekirdek kaldığını saymak zorunda kalmazsınız.
Ürün reçeteleri kurulur
Her ürüne hangi malzemeden ne kadar gittiğini yazarsınız. Boyları olan üründe tek genel tarif ya da belirli boya özel reçete kullanılır; kaleme fire yüzdesi eklenebilir.
Hazırlanan sipariş stoktan çıkar
Reçete modunda sipariş hazır ya da teslim edildi durumuna geçince kullanılan hammaddeler gramına kadar eksilir; ödeme alınması da aynı düşümü tetikler — hangisi önce olursa. Basit modda ürünün adedi iner. Kasiyer fazladan hiçbir şey yapmaz.
“Hammadde + reçete — teslim edilince hammadde düşer”
Azalan malzeme kendini belli eder
Azalan ve biten kalemler panelin üst sayaçlarında toplanır; sayaca basınca liste sadece o kalemlere iner. Ayrı bir uyarı ekranı yok, aynı listeyi süzüyorsunuz. Rozetin hangi seviyede takılacağını eşik ayarında siz belirlersiniz.
Satın alma faturasıyla stok girer
Tedarikçi faturasını tarihi, numarası ve satırlarıyla kaydedersiniz. Her satır stoğa giriş olarak işlenir. İsterseniz tutar gider kaydına da yazılır. Reçete modunda hammadde, basit modda ürün satırı girilir.
Dökülen malzeme deftere geçer
Dökülen ya da bozulan malzeme fire kaydıyla düşülür; neden, tarih ve sorumlu kişi girilir. Reçeteli bir mamul fire edilirse tarifindeki hammaddeler de birlikte eksilir.
Sayım, rafla kaydı buluşturur
Tek kalem ya da toplu envanter sayımı yapılır; sayılan miktar yazılır, sistemle arasındaki fark hareket olarak deftere işlenir. Toplu sayımda farkların toplam parasal etkisi de hesaplanır.
“Ürünün maliyetini hammaddeden mi çıkaralım, yoksa sadece kaç adet kaldığını mı sayalım?”
Reçete modu
Ürün başına reçete kurarsınız; satılan kalemin hammaddesi miktarıyla eksilir, porsiyon maliyeti ve kâr reçeteden hesaplanır.
Basit mod (varsayılan)
Hammadde ve reçete yoktur; her ürünün adedi takip edilir. Küçük dükkân için en hızlı başlangıç.
Üçüncü seçenek Kapalı: otomatik düşüm ve uyarılar durur. Kurduğunuz reçeteler ve stok geçmişi yerinde kalır, istediğinizde takibi geri açarsınız.
Menünüz panelde tanımlıysa geriye elinizde ne varsa bir kere yazmak kalır; ondan sonrası satışın kendisinden gelir. Basit modda tek adım vardır: ürünü takibe alıp adedini girersiniz. Reçeteli takip iki adımda kurulur — önce hammaddeler, sonra reçeteler. Excel tablosu bu yolu yürümez; onu her akşam siz güncellersiniz.
Hammaddeleri girin
Malzemeleri birimi (gr, ml, kg, lt, adet), alış maliyeti, minimum seviyesi ve tedarikçisiyle kaydedin.
Reçeteleri kurun
Her ürüne hammadde ve miktarlarını yazın; gerekirse boya özel reçete ve kalem başına fire yüzdesi ekleyin.
Modu Reçete’ye alın
Onay penceresi neyin değişeceğini özetler. Onayladıktan sonra düşüm satışın üzerinden işlemeye başlar.
Başlangıç sayımını yapın
Toplu envanter sayımı ekranından eldeki miktarları girin; sistem farkları hareket olarak deftere işler. Excel tablonuz varsa açılış rakamlarını oradan geçirin.
Reçetesi olmayan ürün satışı engellemez: o kalem stoktan düşmeden geçer.
Stok modu (Basit / Reçete / Kapalı)
Takip şeklini seçer: Basit, Reçete ya da Kapalı. Hangi moda geçerseniz geçin bir onay penceresi çıkar, neyin değişeceğini tek tek yazar.
Ürün adet takibi
Reçete modunda, adetle satılan bir ürünü hammadde kurmadan takibe alır; başlangıç adedi ve minimum seviye girilir. Kapatınca geçmiş korunur, tekrar açınca sayaç kaldığı yerden sürer.
Reçete kalemi fire yüzdesi
Kalem başına %0-100 arası döküntü payı tanımlar. Stok düşümü ve maliyet bu payla çarpılarak hesaplanır.
Boy reçete çarpanı
Boyu seçilen satışta genel reçete miktarlarını katsayıyla ölçekler; boya özel reçete varsa çarpan devreye girmez, o reçete olduğu gibi uygulanır.
Hammadde minimum seviyesi
Eşiği siz yazarsınız: hammadde bu seviyeye ya da altına inince kayıt "Düşük" rozetini alır ve listede renkle ayrışır, stok sıfırlanınca rozet "Tükendi" olur. Panel bu iki durumu ayrı ayrı sayar, tek tıkla süzersiniz.
Ürün uyarı eşiği (basit mod)
Basit modda ürün adedi için aynı eşik mantığını kurar; eşiğe inen ürün paneldeki "Azaldı" sayacına girer, biten ürün "Tükendi" rozetini alır.
Fatura satırlarını stoğa yansıt
Açıkken fatura kaydedilirken her satır için stok giriş hareketi oluşur. Kapalıyken fatura ve satırları yine deftere yazılır, eldeki miktarlara dokunulmaz.
Faturadan gider kaydı oluştur
Fatura tutarını stok/malzeme alımı gideri olarak da kaydeder; alım kasa hareketlerine dahil olur, fatura ile gider birbirine bağlı kalır.
Tedarikçi kartları
Tedarikçiler ad, telefon, e-posta, adres ve notla kaydedilir; hammaddeye ve satın alma faturasına bağlanır, aynı adla ikinci kayıt engellenir.
Fire sorumlusu seçimi
Fire kaydında kaydı giren başka, zayiden sorumlu başka kişi olabilir. Personel listesinden seçilir ya da "Diğer" yazılır; biri olmadan fire kaydedilmez.
Sayım sebep notu
Sayımda satıra sebep notu yazılabilir; büyük fark çıksa da kayıt engellenmez, not hareketle birlikte saklanır.
Nitelikli kahveci
Çekirdek gramı ve süt mililitresi her bardakta reçeteden eksilir; haftada kaç kilo çekirdek gittiği panelden okunur.
Burgerci
Köfte, ekmek ve sosun reçete maliyeti (food cost) kâr yüzdesiyle yan yana durur; zam kararı hisle değil rakamla verilir.
Pastane ve fırın
Günü geçen pasta fire kaydıyla düşülür; mamulün tarifindeki un, krema ve meyve de birlikte eksilir. Kayıp, nedeniyle birlikte durur.
Mahalle büfesi
Reçeteyle uğraşmadan basit modda kutu ve şişe ürünlerin adedi tutulur; azalınca panelde sayaçta görünür.
Restoran mutfağı
Tedarikçi faturası girildiğinde stok girişleri ve gider kaydı aynı kayıttan doğar; ay sonunda alım geçmişi hazırdır.
Kendi kavurmasını yapan atölye
Çuvalla giren çekirdek kiloyla, satılan bardak gramla tutulur; birimler reçetede çevrildiği için iki defter tutmazsınız.
Kokteyl barı
Şişeden giden mililitre reçete üzerinden eksilir, dökülen kadeh fire kaydına geçer; ay sonunda raftaki şişe sayısıyla kayıt yan yana gelir.
İşletmede stok takibi nasıl yapılır?
İki yol var. Basit modda her ürünün adedini takip edersiniz. Reçeteli modda hammaddeleri ve ürün reçetelerini tanımlarsınız; satış gerçekleştikçe kullanılan malzemeler miktarına göre stoktan eksilir. İki yolda da envanter takibi aynı ekranda toplanır. Mod değiştirmek aynı ekrandan olur, kurduğunuz reçeteler yerinde kalır.
Excel ile stok takibi yetmez mi?
Excel bir fotoğraftır: kaydettiğiniz anı gösterir, akşam satışını görmez. Her siparişi elle işlemek gerekir, bir gün atlanınca tablo gerçekten kopar. Burada düşüm satışın kendisinden gelir — sipariş hazırlanınca hammadde eksilir, fark ay sonunu beklemez. Elinizdeki tabloyu başlangıç sayımı olarak bir kere girip devam edebilirsiniz.
Satış olduğunda stok otomatik düşer mi?
Evet. Reçete modunda sipariş hazır ya da teslim edildi durumuna geçtiğinde reçetedeki hammaddeler, kalem adediyle ve varsa fire payıyla çarpılarak eksilir; ödeme alınması da aynı düşümü tetikler, hangisi önce olursa. Basit modda ürünün adedi iner. Elle işlem gerekmez; her düşüm stok hareketi olarak deftere yazılır.
Porsiyon maliyeti ve reçete maliyeti nasıl hesaplanır?
Porsiyon maliyeti şöyle çıkar: her kalem için hammaddenin birim alış maliyeti, reçetedeki miktarla ve varsa fire payıyla çarpılır; kalemlerin toplamı ürünün maliyetini verir. Hammadde kartındaki alış maliyetini değiştirince maliyet yeni değerden hesaplanır — fatura girmek bu fiyata dokunmaz, rakamı siz güncellersiniz. Menünün tamamını aynı ekranda karşılaştırıp hangi ürünün kâr bıraktığını görürsünüz.
Fire ve zayi kaydı nasıl tutulur?
Dökülen, bozulan ya da kullanılamayan malzeme fire kaydıyla stoktan düşülür. Kayda nedeni, gerçekleşme tarihi ve zayiden sorumlu kişi eklenir — sorumlu seçilmeden kayıt tamamlanmaz. Kayıplar sonradan neden ve kişi bazında incelenir, gıda israfının nereden geldiği görünür. Reçeteli bir ürünü fire ederseniz tarifindeki hammaddeler de birlikte eksilir.
Kritik stok uyarısı nasıl çalışır?
Uyarıyı siz kurarsınız: her hammaddeye ve ürüne bir minimum seviye yazarsınız. Eşiğe inen kalem "Düşük", biten kalem "Tükendi" rozetini alır. Panelin üst sayaçları kaç kalemin azaldığını ve kaçının bittiğini gösterir; sayaca basınca liste o kalemlere iner. Ayrı bir uyarı ekranı ya da bildirim yok — aynı listeyi süzüyorsunuz. Eşiği 0 bırakırsanız yalnız tükenme izlenir.
Stok sayımında sistemle fark çıkarsa ne olur?
Sayılan miktarı girersiniz; sistemdeki kayıtla arasındaki fark hesaplanıp sayım hareketi olarak deftere işlenir. Büyük fark kaydı engellemez, satıra sebep notu ekleyebilirsiniz. Tek kalem sayabilir ya da toplu envanter sayımı yapabilirsiniz; toplu sayımda farkların toplam parasal etkisi de çıkar.
Stok takibi hangi plana dahil?
Stok ve maliyet modülü Pro ve Max paketlerine dahildir; Standart pakette yoktur. Ek donanım gerekmez, mevcut panelinizden açılır. Reçete, fire, envanter yönetimi ve satın alma faturası aynı modülün içindedir — ayrıca stok programı satın almazsınız. Güncel tutarlar için fiyatlandırma sayfasındaki paket kartlarına bakın.